Bijna iedereen kent wel iemand die recentelijk met data-verlies te maken heeft gehad. Misschien werd je er zelf wel slachtoffer van. Ook als ondernemer zijn de gevolgen vaak niet te overzien na een crash van een server of diefstal van een laptop. Een goede werkwijze voor het maken van backups is iets wat ons vaak gevraagd wordt door bedrijven, vandaar dat wij u in deze post de 3-2-1 Backup Strategie voorstellen.
Dataverlies is iets wat boven het hoofd hangt van de gemiddelde ondernemer, als een zwaard van Damocles. We krijgen deze vraag dan ook vaak vanuit bedrijven, de eerste keer vaak te laat helaas…
Wat is de 3-2-1 Backup Strategie?
De 3-2-1 backup strategie betekent dat er minstens 3 fysieke kopieën zijn van uw data. 2 bevinden zich lokaal, dus meestal binnen de bedrijfskantoren, en 1 off-site. Belangrijk ook is dat de twee lokale kopieën zich niet bevinden op hetzelfde toestel. Crasht een harde schijf of wordt een laptop gestolen, dan zijn de twee kopieën immers verloren.
Waarom 2 lokale en 1 off-site?
In de meeste gevallen staat de eerste kopie op de computer van de eindgebruiker en is dit het bestand waarmee gewerkt wordt. Een eerste kopie hiervan wordt vaak gemaakt op een externe harde schijf. Dit kan bijvoorbeeld met Time Machine op Mac, Bestandsgeschiedenis op Windows of eenvoudigweg een manuele kopie op een externe harde schijf. Externe harde schijven komen ook vaak met eigen backup-software meegeleverd. Het voordeel van deze eerste kopie is dat bestanden snel teruggehaald kunnen worden bij verlies. Of ingeval van panne van de computer kan er makkelijk op een andere computer worden verder gewerkt.
De lokale kopie is een goed begin van veilig bestandsbeheer, maar een tweede backup off-site, dus buiten de bedrijfsgebouwen, is een cruciaal element. We spelen wat advocaat van de duivel, maar bij bijvoorbeeld brand, diefstal of overstroming is de kans groot dat beide kopieën verloren gaan. Ook kan bijvoorbeeld een virus-infectie ervoor zorgen dat zowel de computer als de hieraan verbonden externe harde schijf of NAS mee besmet geraakt, waardoor alle hoop op het herstel van de bestanden vervlogen is. Een 2e backup buitenshuis, bij bijvoorbeeld een personeelslid thuis, of in de cloud met een dienst als iDrive zorgt voor een extra beschermingslaag.
Is de 3-2-1 backup strategie de perfecte werkwijze?
De perfecte reservekopie strategie bestaat helaas niet. Het is altijd een afweging tussen kosten en baten. De 3-2-1 strategie zorgt in ieder geval voor een goede basis voor de meeste ondernemingen, al is het aan te raden een uitgebreid backup-schema op te stellen. Niet alle data moet dagelijks gekopieerd worden, maar andere data dan net weer vaker. Zo moet een archief met projecten ouder dan 1 jaar van een architect niet dagelijks gebackupped worden, vermits hier niets aan veranderd tot 1 januari van het volgende jaar. Maar de projecten waar er momenteel aan gewerkt wordt, verdienen een continu backup.
Zie uw backup’s als een verzekering.
In een ideale wereld dient u uw backup’s nooit te gebruiken. Toch is het uw verzekering voor een vlotte en continue werking van uw systemen en bedrijf.
To-do’s en not-to-do’s voor backups
- Vergeet ook mobiele toestellen niet, smartphones en tablets. Kansen op verlies of diefstal liggen hier veel hoger.
- Maak zelf een kosten/baten analyse en ga uit van het ergste geval. Stel jezelf de vraag hoeveel data je verliest als een computer verdwijnt. Van wanneer dateert de laatste backup? Is het verloren werk opnieuw op te doen en hoeveel kost dit?
- Vergeet de fiscus niet, bij het verlies van (een deel van) de boekhouding gaat hij uit van een situatie gebaseerd op voorgaande aangiftes en eventuele groei. De kans dat dit in het voordeel van de fiscus is, is reëel. Een digitale kopie van facturen is dus geen overbodige luxe.
- Een eerste aanzet om je belangrijkste bestanden veilig te stellen kan eenvoudig en gratis met een dienst als Google Drive of Dropbox.
- Kies voor een automatisch systeem, manueel kopiëren vraagt een ijzeren discipline. De wet van Murphy stelt dat net die éne keer dat er geen backup gemaakt is, het onheil toeslaat…
